يقوم وكلاء/خطوط الملاحة بتجهيز البيان الخاص بالسفينة وتفاصيل شحنة الحاويات التي سوف تكون على متن هذه السفينة، كما يتعين على كل مُصدِّر أن يقوم بإرسال تعليمات الشحن إلى شركة الشحن) الخط/الوكيل الملاحي (لتتمكن من إعداد بيان الشحنة باللغتين الإنجليزية والعربية كما يجب أن يحتوي بيان الشحنة على تفاصيل الشحنة وتشمل: اسم المُصدِّر وعنوانه، واسم المستورد وعنوانه، إضافةً إلى تفاصيل السلعة، كنوعها، وكمياتها، ووزنها. و يجب على المصدّرين التأكد من إرسال تعليمات الشحن إلى شركة الشحن قبل وصول السفينة إلى ميناء المغادرة بسبعة أيام وفي حال لم يتمكن المُصدِّر من القيام بذلك، فإنه سيكون من الصعب على الشحنة اللحاق بحجز السفينة، ويتم تأجيلها لتكون على متن السفينة القادمة.

أما في حال إنهاء الناقل بيان الشحنة، تقوم شركة الشحن أيضًا بإدخال المعلومات لتبادل البيانات الإلكترونية وذلك ليقوم مخلص الجمارك باستخدام هذه المعلومات في إعداد البيان التحضيري الجمركي.