تختلف المستندات المطلوبة بحسب طريقة الشحن بحري أو بري أو جوي، لذا فإنه يتعين على المُصدِّر المعرفة التامة بالمسندات المطلوبة التي يود إرسالها للمشتري (المستورد) كما ذُكر سابقًا، ومن أهمها: الفاتورة التجارية، شهادة المنشأ، البيان الجمركي، وبوليصة الشحن والتي تستخدم للبضائع التي يتم شحنها بحريًا، كما يوجد بوالص الشحن الخاصة بالنقل البري والنقل الجوي.

الشحن البحري: بوليصة الشحن هي مستند يصدر من خطوط الملاحة بعد إبحار السفينة، ويحتوي هذا المستند على تفاصيل المُصدِّر (الشاحن) والمرسل إليه (المشتري) وتفاصيل البضائع المشحونة، وتستخدم بوليصة الشحن كإثبات بأن الشحنة غادرت وكانت محمّلة على متن السفينة، لذلك يجب على المُصدِّر الاهتمام بهذه البوليصة وتوفير المعلومات المطلوبة للناقل لكي يتم إصدارها، ومن ثم إرسالها للمشتري الذي سيعتبر مالكًا للشحنة بمجرد حصوله على بوليصة الشحن لذلك، يجب عدم إرسال بوليصة الشحن إلا في حال نفذ المشتري عملية الدفع، أو كان هناك اتفاق مسبق على شروط الدفع مع المشتري.

الشحن الجوي: بعد تحميل البضائع على ظهر الطائرة، يتم إصدار بوليصة الشحن الجوي النهائية وفقًا للمواصفات الفعلية للبضائع.

الشحن البري: في حالة الشحن البري، تقوم شركة النقل البري بإصدار بوليصة الشحن البري قبل أن تغادر الشاحنات مصنع المُصدِّر أو المستودع.